Die optimale Messevorbereitung: Fünf essentielle Marketing-Tipps

25. Oktober 2011 von adtidude 5 Kommentare

Im Folgenden möchte ich Ihnen einige Tipps für die erfolgreiche Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung Ihres Messe-Auftritts geben. Denn neben der reinen Präsenz auf Ihrem Messestand zählen viele Faktoren zur Erfolgsformel, mit der Sie Ihre Marketingziele erreichen.

Erfolg ist planbar!

Ziele definieren

• Wer soll was auf meinem Stand tun?

Definieren Sie vor Beginn Ihrer Messeplanung was Ihre Ziele sind. Welche Art von Kontakten möchten Sie an Ihrem Stand erreichen? Aus welchen Unternehmensarten und -größen sollen die Kontakte stammen und welche Positionen im Unternehmen wollen Sie ansprechen?

Des Weiteren sollten Sie definieren, ob Sie auf der Messe Bekanntheit aufbauen, Imagepflege betreiben oder knallhart verkaufen möchten. Je nach Ausprägung müssen Sie Ihren Stand anders planen. Für Information und Verkauf Bedarf es vor allem Sitzgelegenheiten, Computer-Arbeitsplätze und Verkaufsunterlagen mit Preislisten. Zur Imagepflege sind Catering und Lounge-Atmosphäre wichtig. Für maximale Reichweite sollten Sie zusätzliche Promotoren/Hostessen und flankierende Maßnahmen wie Gewinnspiele einplanen.

Ankündigen und Einladen

• Werbemittel der Messe, Eintrittscodes, Print, Online, Mailings, Social Media, Call-center

Laden Sie zu Ihrem Messeauftritt unbedingt alle Ihre Kunden und potentielle Käuferschichten ein. Viele Aussteller denken, dass es darum geht nur neue Kontakte auf der Messe zu machen. Ein Irrglaube, denn auch Bestandskunden wollen eingeladen werden und bewerten Messeaktivitäten positiv. Viele Fachmessen bieten dafür kostenlose Eintrittscodes, mit denen Sie Ihre Kontakte gezielt zu einem Besuch auf Ihrem Messestand einladen können. Bei Publikumsmessen gibt es oft Angebote, bei denen nur eine bestimmte Mindestmenge an Eintrittscodes abgerechnet wird oder attraktive Rabattierungen angeboten werden. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner in der Projektleitung danach!

Die meisten Messen bieten kostenlose Werbemittel wie Besucherprospekte, Banner und Plakate an. Damit können Sie zu minimalen Kosten eine maximale Reichweite aufbauen. Die Messen selbst bieten fast immer eigene Werbemittel wie Newsletter, Programmhefte und Presseservices an. Teilen Sie Ihre Produkte und Neuheiten mit. Inserieren Sie in den Messemedien und lassen Sie sich möglichst umfangreich in Katalogen und Online-Verzeichnissen listen.

Am kostengünstigsten sind Ihre eigenen Medienkanäle. Legen Sie Einladungen Ihren Mailings und Rechnungen bei. Verlinken Sie von Ihrer Website, in Ihrem Newsletter und von Ihren Social Media Seiten auf den Messeauftritt oder das Ausstellerverzeichnis. Dadurch werden Sie öfter gefunden, generieren Backlinks auf Ihren eigenen Internetauftritt und demonstrieren Professionalität.

Messe-Profis beauftragen im Vorfeld der Veranstaltung Call-center, die ihre Top-Kunden und Wunschkunden gezielt zur Messe einladen. Fragen Sie den Messeveranstalter nach Unterstützung. Oft bestehen dort hervorragende Kontakte zu Dienstleistern oder sogar Angebote für co-branded Services.

 Messemedien nutzen

• Katalog, Pressemitteilungen, Verzeichnisse, Website, Social Media

Neben den klassischen Messemedien wie Katalog, Ausstellerverzeichnis und Presseservice, bestehen oft Möglichkeiten Ihre Angebote prominent in Szene zu setzen. Hat die Messegesellschaft eine Facebook-Seite, eine Xing-Gruppe oder einen Twitter-Kanal? Dort können Sie sich kostenlos vernetzen und Ihre Dienstleistung platzieren. Schicken Sie Ihre Pressemitteilungen an den verantwortlichen Kommunikationsleiter. Schreiben Sie auf die Pinnwand der Messeseite oder twittern Sie an den offiziellen Messekanal. Ihre Meldung wird aufgegriffen werden!

 Flagge zeigen

• Werbeflächen, Promotion-Teams, Gewinnspiele, Demos

Schon auf den Zugängen zum Messegelände, in den Hallenzugängen und in der Messehalle stehen Ihnen zahlreiche Werbeflächen zur Verfügung. Prüfen Sie die Angebote des Veranstalters und lotsen Sie potentielle Kunden auf Ihren Messestand. Vom Plakat, über elektronische Displays bis zu Floor-prints reichen die Angebote der Messegesellschaften. Attraktive Sponsoring-Angebote decken die ganze Bandbreite an aufmerksamkeitsstarken Werbeflächen ab.

Promotoren und Hostessen am Stand, im Eingangsbereich und auf dem Außengelände können gezielt auf Ihre Messepräsenz aufmerksam machen. Verteilen Sie doch zum Beispiel Gewinnspielkarten, die am Stand ausgefüllt eingeworfen werden müssen. Auch ein Sofort-Gewinnspiel am Stand lockt zusätzliche Interessenten an. Durch Catering-Gutscheine oder ein eigenes Stand-Catering ist Ihnen ein hoher Zulauf garantiert.

Die Gestaltung Ihres Standes ist ein entscheidender Faktor. Aufmerksamkeit schaffen, Flagge zeigen und alle verfügbaren Flächen nutzen. Damit machen Sie sich sichtbar. Auch ein relativ simpler Systemstand lässt sich durch Plakate, Fahnen und zusätzliche Aufsteller attraktiv gestalten.

Standposition: Die Königsdisziplin. Buchen Sie frühzeitig und nutzen dabei Frühbucher-Rabatte! Wählen Sie für Ihren Stand die belebten Mittelpositionen, in direkter Nachbarschaft zu relevanten Foren oder Themenparks, direkt am Eingang oder an wichtigen Hallenübergängen. Manchmal ist eine Position direkt gegenüber Ihres Mitbewerbers sinnvoller, als am anderen Hallenende.

Nacharbeiten

• Leads qualifizieren, gezielte Informationen zusenden, Eintrittscodes auswerten, Mailings starten

Nach der Messe beginnt der eigentliche Vertriebsprozess. Stellen Sie sicher, dass Sie von jedem Messekontakt eine Visitenkarte oder sogar interessenspezifische Informationen gesammelt haben. In den 14 Tagen nach der Messe gilt es, alle Kontakte in die eigene Adressdatenbank zu überführen und mit den gewünschten Informationen zu versorgen. Dafür sollten Sie sich unbedingt zu jedem Kontakt individuelle Notizen machen und insofern möglich an regionale Vertriebspartner übergeben. Fragen Sie gezielt nach Newsletter-Abonnement und Bedarf an persönlicher Beratung. Nach den mannigfaltigen Eindrücken eines Messebesuches, ist es für viele Menschen notwendig die Informationen noch einmal zu filtern. Stellen Sie Kontakt auf allen möglichen Kanälen her und bieten Sie individuelle Unterstützung an.

Wenn Sie das Einladungs-Management des Veranstalters genutzt haben, besteht oft die Möglichkeit genau nachzuverfolgen, welche Einladungen angenommen wurden, wer sich registriert hat, aber nicht auf der Messe war oder wer auf der Messe war, aber nicht Ihren Stand besucht hat. Diese Kontakte gilt es unbedingt nachzubearbeiten.

Ebenso sollten Sie sich bei allen Besuchern Ihres Standes und Teilnehmern Ihrer Gewinnspiel-Aktionen zu bedanken. Stets verknüpft mit der einfachen Möglichkeit Sie zu kontaktieren, sich für Ihren Newsletter zu registrieren oder ein Beratungsgespräch zu vereinbaren.

Jede Adresse, die einmalig Interesse an Ihren Produkten gezeigt hat und die Sie in Ihrem Verteiler haben, kann auch lange nach dem eigentlichen Event zu einem Verkaufserfolg führen. Fragen Sie deshalb unbedingt immer die Einwilligung zur Zusendung von Informationen ab und bearbeiten Sie alle Kontakte auch in Zukunft.

Wenn Sie Interesse an Informationen zu einer erfolgreichen Messeplanung und -durchführung haben, dann sollten Sie sich auch unsere Seminarangebote ansehen. Informationen der Messe Stuttgart finden Sie im Geschäftsbereich Stuttgart Messe Service.

PS: Wer keine Informationen möchte, einer Zusendung widerspricht oder generell keine Kontaktinformationen preisgeben möchte, der will definitiv auch nicht von Ihnen angesprochen werden. Respektieren Sie diese Entscheidung unbedingt. Wenn Sie im Gießkannen-Prinzip alle Informationen an alle versenden, können Sie sicher sein, dass dies unvorteilhaft auf Sie zurückfällt. Attraktion begeistert, Penetration schreckt ab und verärgert!

Viel Erfolg bei Ihrer nächsten Messebeteiligung!